W małej firmie dostawców często wybiera się na wyczucie albo zgodnie z przyzwyczajeniem. Prosty system punktowy pozwala porównać ich według jasnych zasad i wcześniej zauważyć problemy z jakością lub terminami. Nie potrzebujesz do tego specjalnego programu, wystarczy arkusz kalkulacyjny albo kartka.
Po co małej firmie ocena dostawców
Gdy firma ma kilku dostawców, wydaje się, że wszystko da się utrzymać w głowie. W praktyce pamiętamy głównie ostatnie zdarzenia: spóźnioną dostawę z zeszłego tygodnia albo korzystną promocję. Ocena punktowa porządkuje te wrażenia i opiera decyzje na danych, które sami zebraliśmy.
Taki system ma kilka konkretnych zastosowań:
- pomaga wybrać dostawcę, gdy masz kilka podobnych ofert,
- daje argumenty w rozmowie o cenie lub warunkach współpracy,
- ułatwia wykrycie dostawcy, który stopniowo pogarsza jakość usług,
- pozwala szybko wdrożyć nową osobę, bo zasady są spisane.
Jakie kryteria wybrać
Kryteriów nie powinno być za dużo. Dla małej firmy rozsądne jest pięć do siedmiu. Każde musi być czymś, co faktycznie możesz sprawdzić, na przykład na podstawie faktur, zamówień czy korespondencji. Najczęściej sprawdzają się te:
- Cena i koszty dodatkowe – nie tylko cena za sztukę, ale też transport, opłaty za drobne zamówienia czy koszt zwrotu.
- Jakość – zgodność towaru lub usługi z ustaleniami, liczba braków i wad.
- Terminowość – jak często dostawy przychodzą w umówionym terminie.
- Warunki płatności – długość terminu płatności, możliwość rozłożenia płatności, elastyczność.
- Komunikacja – szybkość odpowiedzi, jasność informacji, kontakt z konkretną osobą.
- Reklamacje – jak dostawca reaguje na problemy i czy rozwiązuje je bez przepychanek.
Jeśli dla Twojej branży ważne są inne sprawy, na przykład certyfikaty, dostępność w sezonie lub minimalna wielkość zamówienia, możesz je dodać. Zamiast tego zrezygnuj z kryterium, które nie ma dla Ciebie znaczenia.
Punktacja i wagi
Najprościej ocenić każde kryterium w skali od 1 do 5, gdzie 1 oznacza wynik bardzo słaby, a 5 bardzo dobry. Warto zapisać, co oznaczają skrajne oceny. Na przykład przy terminowości: 5 to dostawy zawsze w terminie, 3 to sporadyczne opóźnienia, 1 to opóźnienia przy większości zamówień.
Nie wszystkie kryteria są równie ważne, dlatego dodaj wagi. Wagi mają razem dawać 100. Przykładowy podział:
- cena – 30,
- jakość – 25,
- terminowość – 20,
- warunki płatności – 10,
- komunikacja – 10,
- reklamacje – 5.
To tylko propozycja. Firma, dla której opóźnienie wstrzymuje całą produkcję, może dać terminowości większą wagę niż cenie. Wagi ustal raz i nie zmieniaj ich po zobaczeniu wyników, bo wtedy ocena traci sens.
Wynik liczysz tak: mnożysz ocenę przez wagę, sumujesz wszystkie wyniki i dzielisz całość przez 5. Dostajesz liczbę od 20 do 100.
Tabela do wypełnienia
Poniższy układ możesz przenieść do arkusza kalkulacyjnego. Każdy wiersz to jedno kryterium, a kolumny wypełniasz osobno dla każdego dostawcy:
- Kryterium | Waga | Ocena (1–5) | Wynik (ocena × waga) | Uwagi
- Cena i koszty dodatkowe | 30 | … | … | …
- Jakość | 25 | … | … | …
- Terminowość | 20 | … | … | …
- Warunki płatności | 10 | … | … | …
- Komunikacja | 10 | … | … | …
- Reklamacje | 5 | … | … | …
- Suma wyników ÷ 5 = wynik końcowy (20–100)
Przykład: dostawca otrzymał oceny 4 za cenę, 5 za jakość, 3 za terminowość, 4 za warunki płatności, 5 za komunikację i 3 za reklamacje. Wyniki cząstkowe to kolejno 120, 125, 60, 40, 50 i 15. Suma wynosi 410, po podzieleniu przez 5 daje 82 punkty.
W kolumnie z uwagami zapisuj konkretne fakty, na przykład numer zamówienia, które przyszło z opóźnieniem. Dzięki temu po kilku miesiącach nie będziesz musiał zgadywać, skąd wzięła się dana ocena.
Jak korzystać z wyników
Same punkty nie podejmą za Ciebie decyzji, ale pomagają ją uporządkować. Jako punkt wyjścia możesz przyjąć taki podział:
- 80–100 punktów – dostawca dobry, warto utrzymać współpracę,
- 60–79 punktów – współpraca akceptowalna, ale warto omówić słabsze obszary,
- poniżej 60 punktów – dobry moment, by poszukać alternatywy lub postawić dostawcy warunki.
Progi dopasuj do swojej sytuacji. Dostawca z niższym wynikiem może być nadal wartościowy, jeśli jest jedynym źródłem potrzebnego towaru w okolicy.
Oceniaj regularnie, na przykład raz na kwartał lub pół roku, i zawsze według tych samych zasad. Dobrze, by w ocenie brała udział więcej niż jedna osoba, jeśli kilka osób w firmie kontaktuje się z dostawcą. Wyniki można pokazać dostawcy podczas rozmowy: konkretne liczby i przykłady zwykle działają lepiej niż ogólne niezadowolenie.
Jeśli w umowach z dostawcami masz zapisy dotyczące kar, terminów czy reklamacji, sprawdź ich aktualne brzmienie, zanim oprzesz na ocenie jakiekolwiek decyzje. W razie wątpliwości prawnych warto skonsultować się z osobą, która zna Twoje umowy.